Como montar uma de trabalho para seus funcionários

A mesa de trabalho dos seus colaboradores está lotada de papeis e documentos empilhados? Só de olhar parece uma imensa coleção de canecas, copos que não voltaram para a copa da empresa e outros itens que tornam o ambiente de trabalho poluído?

Pode não parecer, mas organizar o ambiente de trabalho afeta diretamente a produtividade e eficiência dos profissionais na empresa.

Sempre existe aquela pressão de fazer com que um negócio proporcione cada vez mais resultados. Quando uma empresa não cresce, vem um concorrente e domina o mercado, para isso, é importante otimizar a produtividade.

Mas, isso é possível sem uma organização no ambiente de trabalho?

Existem muitos conteúdos disponíveis que falam sobre produtividade no ambiente de trabalho, mas poucos falam sobre a importância da organização do ambiente e trabalho.

Incentivar os colaboradores a se organizarem em qualquer ambiente relacionado ao trabalho é indispensável para garantir que todos sejam capazes de cumprir suas tarefas e alcançar suas principais metas.

Vamos abordar a seguir, a importância real de manter a organização no ambiente de trabalho e as ferramentas que os colaboradores podem utilizar para colocar essa importante atitude em prática.

Porque é importante organizar o ambiente de trabalho?

Existem várias capacidades consideradas importantes para que os colaboradores tenham um bom desempenho nas empresas, principalmente quando depende do conforto proporcionado pelo ambiente de trabalho.

É impossível conseguir cumprir atividades de trabalho em um ambiente que apresenta inúmeros problemas.

Por essa razão, a organização do ambiente de trabalho é essencial. Os principais benefícios da organização do ambiente de trabalho são:

  • Aumenta e facilita a concentração;
  • O cumprimento das atividades é mais eficaz;
  • Os colaboradores trabalham mais felizes;
  • A produtividade aumenta.

Como organizar o ambiente de trabalho

Após compreendermos a importância da organização do ambiente de trabalho, é importante encontrar as melhores formas de colocar essa organização em prática, incentivando os colaboradores a serem mais organizados.

E não há forma melhor de organizar um ambiente de trabalho se não utilizando a ferramenta japonesa 5S. Você conhece?

Ela se baseia em um modelo criado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial. Trata-se de um método criado para evitar os desperdícios no país, que estava sofrendo com os impactos negativos da guerra.

O nome da ferramenta se dá pelos princípios pregados pela mesma, vindos de 5 palavras japonesas que começam com a letra S, sendo:

  1. Seiri = Classificar
  2. Seiton = Organizar
  3. Seiso = Limpar
  4. Seiketsu = Padronizar
  5. Shitsuke = Manter

Esse é um sistema bastante utilizado para organizar o ambiente de trabalho e outros espaços para que o trabalho possa ser realizado de forma mais eficaz.

Esse sistema foca em colocar tudo no lugar certo e manter o ambiente de trabalho limpo, facilitando a execução das tarefas, otimizando a gestão do tempo no trabalho.

Os passos para essa limpeza são:

  • Avaliacão do que está presente no espaço;
  • Remover o que é desnecessário;
  • Criar um sentido lógico para o que está presente no ambiente;
  • Executar tarefas simples.

Agora, vamos aprender o que cada S representa e como aplica-los no ambiente de trabalho.

  1. Classificar

O Seirin é a ação de modificar as ferramentas do ambiente de trabalho, como móveis, equipamentos e objetos que fazem parte dessa área e definir o que realmente precisa estar ali e o que pode ser retirado do local.

Um espaço de trabalho pode ser melhorado sem elementos desnecessários ou raramente usados. Essas coisas podem fazer mais mal do que bem.

Qual é a utilidade disso? Alguém realmente usa isso diariamente? Lembre-se de que as pessoas que lá trabalham são as melhores para avaliar itens em uma sala.

  1. Organizar

Agora que você descobriu o que deve e o que não deve ser deixado no local de trabalho, é mais fácil organizar cada área.

É hora de as equipes desenvolverem suas próprias estratégias organizacionais para indicar onde estão os itens restantes, para onde ir e onde usá-los.

Durante esta fase, todos precisam estar envolvidos. Isso ocorre porque essa etapa requer pensar sobre as tarefas diárias, sua frequência e o que eles precisarão fazer para concluir cada uma delas.

  1. Limpar

A próxima diretriz para projetar seu ambiente de trabalho exige que você limpe as salas todos os dias. Mas o fato é que as tarefas de limpeza precisam ser regulares.

Um local de trabalho limpo é um local mais produtivo. E a palavra seiso tem o significado de limpar ou deixar brilhar. Portanto, isso deve fazer parte de suas tarefas diárias e não deve ser adiado por muito tempo.

Poeira é conhecida por atrair poeira. Por isso concentre-se muito em incluir a rotina de limpeza, elemento essencial para manter o ambiente de trabalho organizado.

  1. Padronizar

Essa é a etapa em que você mantém as três primeiras que vimos até agora. A separação, a ordem e a limpeza dos artigos devem ser mantidas no fluxo de trabalho regular por um padrão.

Nesta etapa, a padronização das demais fica em primeiro plano. Isso mostra que eles devem ser implementados na prática em toda a empresa e da mesma forma.

  1. Manter

A implementação final é onde a maioria das empresas falha e comete erros novamente. Como essas mudanças são vistas como uma atividade e não um elemento da cultura corporativa, é muito difícil manter todas essas práticas.

Para se dar bem com essas etapas e realmente manter o ambiente de trabalho organizado, é importante que tudo seja trabalhado ao longo do tempo, sempre contando com uma equipe comprometida.

Conclusão

Se você está em busca de uma forma de aumentar a produtividade e organização dos colaboradores, basta seguir as dicas compartilhadas acima.

Um ambiente de trabalho limpo e organizado é o diferencial para manter a produtividade em alta e garantir que os colaboradores trabalhem em perfeita harmonia.

Claro que, além de um ambiente de trabalho limpo e organizado, é sempre importante que a organização realize ações que foquem no aumento da produtividade e que também torne esse ambiente de trabalho propício para a realização das atividades rotineiras.

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